In 5 stappen naar een succesvolle datamigratie

Onze wereld wordt steeds digitaler. De vele technologische innovaties zie je ook terug bij ondernemingen. Ze hebben een grote impact op je bedrijfsprocessen. Om bij te blijven in die digitale transformatie is het af en toe nodig over te stappen naar andere systemen, zoals een nieuw ERP-systeem. Een belangrijk onderdeel van zo’n overstap is datamigratie. Maar hoe hoe pak je dat het beste aan? In dit blog beschrijven we in 5 stappen hoe je datamigratie naar een nieuw systeem succesvol kan uitvoeren.

De impact van een nieuw systeem

Digitalisering betekent onder andere dat organisaties met steeds meer data te maken krijgen. Die enorme hoeveelheid data vereist innovatieve benaderingen van de opslag en verwerking ervan. Nieuwe systemen bieden daarvoor de mogelijkheden. Gedacht kan worden aan de toegang tot mobiele apparaten en de gebruikersinterface daarvan.

De overstap naar een nieuw systeem heeft een grote impact op de organisatie. Belangrijke punten om rekening mee te houden, zijn onder andere:

● Gewijzigde techniek;
● Veranderde bedrijfsprocessen;
● Trainen van de organisatie;
● Verplaatsen van data van bronsysteem naar het doelsysteem.

Het laatste punt betreft de datamigratie. Bij de overgang naar het nieuwe systeem wordt aan de migratie van data echter vaak onvoldoende aandacht gegeven. Dit is niet terecht, want het fundament van een nieuw systeem is correcte en volledige data. Een nieuw systeem kan pas succesvol in gebruik genomen als dit is geborgd. Immers, zonder data geen informatie, geen  verwerking, geen analyse.

5 Stappenplan voor Datamigratie

Veel organisaties worstelen met het proces van datamigratie. De reden hiervoor is dat datamigratie een complex en daardoor tijdrovend proces kan zijn. Een goede voorbereiding is daarom essentieel voor een evenzo goede uitvoering. Voor een effectief en efficiënt datamigratieproces is het daarom belangrijk dat organisaties zich houden aan 5 basisstappen van datamigratie:

1. Oriëntatie en Voorbereiding;
2. Analyse;
3. Executie;
4. Validatie;
5. Go-Live.

Belangrijk daarbij is de migratie wordt uitgevoerd door een dedicated migratieteam. Het migratieteam werkt nauw samen met het business systems (of ERP) team en business consultants. Het business systems team is verantwoordelijk is voor de opzet van het nieuwe systeem. Business consultants zijn betrokken om ervoor te zorgen dat de processen naar behoren verlopen en zijn verantwoordelijk voor de configuratie.

1. Oriëntatie en Voorbereiding

In de Oriëntatie en Voorbereiding stap wordt bepaald welke legacy data wel of niet wordt meegenomen naar het nieuwe systeem. Deze scope bepaling gebeurt onder leiding van het datamigratie team tijdens workshops, waarin zowel de business als IT is vertegenwoordigd. Het datamodel van het nieuwe systeem is hierbij leidend, aangezien dit bepaalt welke data objecten uiteindelijk moeten worden gemigreerd. Denk hierbij aan klanten, leveranciers en artikelen.

2. Analyse

In de Analyse stap wordt op basis van de te migreren data objecten voor ieder veld in het nieuwe systeem (het doelsysteem) vastgelegd wat het overeenkomende veld in het oude systeem is (het bronsysteem). Het is dus van belang om de bronsystemen duidelijk in beeld te brengen, zodat de mapping hierop kan worden afgestemd. Daarnaast dient te worden vastgesteld hoe deze legacy velden moeten worden ontsloten (Extract) en geconverteerd (Translate). Een ander belangrijk onderdeel binnen deze stap is te bepalen in welke volgorde data migratie objecten geladen moeten worden in het doelsysteem (Load). Op deze manier wordt het totale proces van ETL ondervangen. Tot slot wordt in deze stap gekeken naar de kwaliteit van de data. Hoe schoner en beter de data is, hoe efficiënter je bedrijfsprocessen uiteindelijk verlopen. Kortom, het uitgangspunt is om met de best mogelijke data het nieuwe systeem in gebruik te nemen. In de praktijk houdt dit in dat data-cleansing in de bron onontbeerlijk is.

3. Executie

Nadat het ETL proces in gereedheid is gebracht en duidelijk is in welke volgorde de data objecten moeten worden gemigreerd, kan worden gestart met de Executie stap. Tijdens deze stap wordt de migratie feitelijk uitgevoerd. Dit gebeurt in de regel een aantal keren in de hiervoor bestemde test- en acceptie-omgevingen. Data migratie is daarom een iteratief proces, waarbij elke iteratie tot doel heeft de gemigreerde data steeds ‘beter’ te maken. Randwoorden voor de uitvoering van de migratie is dat de systemen gereed en geconfigureerd zijn.

4. Valideren

Na iedere migratie load wordt de data gevalideerd. Bij het valideren heeft zowel het datamigratie team als de business een rol. Het datamigratie team richt zich op de volledigheid van de aangeboden data in het doelsysteem, terwijl de business naast deze controle ook de kwaliteit van de aangeboden data in ogenschouw neemt. Het is immers van belang vast te stellen dat de data klopt en de nieuwe processen naar verwachting werken. Zoals gesteld zijn hiervoor een aantal iteratieslagen nodig. Dit betekent dat data-cleansing ook in deze stap blijft plaatsvinden. Pas wanneer de kwaliteit van de data na een aantal migraties door de business voor akkoord wordt bevonden, kan de migratie naar de productie omgeving van start gaan.

5. Go-Live

Als alle 4 de vorige fases met succes zijn afgerond, dan is het tijd voor de finale datamigratie. Voordat tot de uitvoering naar productie wordt overgegaan, geeft het datamigratie team input aan de cut-over manager voor het totale cut-over plan. (Doorgaans wordt dit cut-over plan een of meerdere keren getest tijdens de migratie iteraties om de werkelijke live-gang zo soepel mogelijk te laten verlopen.) Zodra alle data naar productie is overgezet én is afgetekend voor correctheid en compleetheid door de business kan het nieuwe systeem live gaan.

Het hierboven beschreven 5 stappenplan biedt een eerste houvast voor een datamigratie. In werkelijkheid komt hier meer bij kijken. Dit leidt ertoe dat organisaties het vaak niet alleen afkunnen. Per slot van rekening is het voor de meeste organisaties geen dagelijkse kost. Hulp van buitenaf is daarom te overwegen. De data management consultants van Tentive hebben jarenlange ervaring met het migreren van data naar (nieuwe) systemen. Tentive heeft inmiddels bij veel klanten succesvol een datamigratie project afgerond. Dus is jouw organisatie van plan om binnenkort aan de slag te gaan met een datamigratie traject en kun je daarbij ondersteuning gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij vertellen je graag in een persoonlijk gesprek meer over onze migratieaanpak en manier van werken.