Efficiënt artikelen aanleggen in SAP ERP

Als je organisatie werkt met het SAP ERP systeem, dan weet je dat een nieuw artikel aanleggen een tijdrovend proces is. Wat zijn de problemen en uitdagingen die hierbij komen kijken? En belangrijker nog: hoe los je deze op? In deze blog lees je er alles over.

Artikel aanleggen in SAP zijn tijdrovende processen  

Bij elk artikel in het ERP pakket van SAP komt een grote hoeveelheid masterdata kijken. Soms moet je honderden velden doorgaan om één nieuw artikel aan te leggen. En dan ben je er nog steeds niet. Want dit proces bestaat niet alleen uit de materiaal masterdata, maar ook uit allerlei andere data-objecten, zoals:

 Je hebt te maken met verschillende processen in je organisatie, afhankelijk van hoe het artikel binnenkomt. Zo heb je bij de productie van een artikel bepaalde data-objecten nodig, bijvoorbeeld de bill of material of recepten. Als je een product inkoopt, zijn de data-objecten anders. Dan heb je onder andere te maken met purchase info records en sourcelists.

• Zijn er intra- of intercompany gerelateerde processen? In dat geval is er een mix van data-objecten van inkoop en productie. Dat maakt het proces nog ingewikkelder
• In specifieke gevallen zijn zelfs nog meer data-objecten nodig. Denk daarbij aan batch search strategies, material determination en maatwerk gerelateerde transacties

Uitdagingen 

Door deze tijdrovende processen loopt je organisatie waarschijnlijk tegen de volgende uitdagingen aan: 

• Hoe leg je grote hoeveelheden masterdata aan en hoe onderhoud je deze, beide op een efficiënte en gecontroleerde manier?
• Hoe lanceer je een artikel, zonder dat het een moeizaam proces is en veel tijd en energie kost?
• Hoe voorkom je foutieve masterdata, die leiden tot extra kosten en risico’s en minder vertrouwen in het SAP ERP systeem?

Excel versterkt de problemen

Bij Tentive zien we vaak dat bedrijven bovenstaande uitdagingen aangaan door te werken met Excel. Maar dat versterkt de problemen juist. Voor het aanleggen van een artikel is er een template in een Excel-bestand om de data te vergaren. Dat bestand verdwijnt vervolgens in de organisatie en eindigt na een lange tijd bij de gebruiker. De gebruiker legt het artikel dan handmatig aan in het ERP pakket van SAP, met behulp van het Excel-bestand. De gebruiker moet de data dan overkloppen. En dat is niet de enige reden dat Excel geen goede oplossing is:

• Het bestand komt in veel gevallen anders terug dan de gebruiker verwacht. Andere gebruikers hebben dan bijvoorbeeld kleuren of velden aangepast
• Er is vaak geen validatie in het Excel-bestand. Daardoor is de informatie gevoelig voor (typ)fouten. De data komen dan verkeerd in SAP terecht, met alle gevolgen van dien. Als een artikel bijvoorbeeld verkeerde MRP-instellingen heeft, dan heeft dit enorme gevolgen voor de productie ervan
• Behalve grote risico’s, brengen dit soort fouten ook onnodige kosten met zich mee
• Hoe vaker het proces van een artikel aanleggen fout gaat, hoe minder vertrouwen gebruikers in het SAP ERP systeem hebben. Dat kan weer leiden tot verlies van klanten, omdat artikelen bijvoorbeeld niet op tijd geleverd zijn. Of omdat je beloftes niet kunt waarmaken door fouten in de masterdata

Technische oplossingen om efficiënter te werken

Maar hoe moet je dan wel omgaan met de uitdagingen, zodat je bedrijf weer profiteert van alle voordelen van een SAP ERP systeem? Er zijn allerlei technische oplossingen beschikbaar. Die zorgen dat je op een gecontroleerde manier, via workflows, de data-objecten in SAP kunt aanleggen. Excel-bestanden gebruiken is dan niet meer nodig en ook data overkloppen behoort tot het verleden.

Data Governance onderdeel oplossing

Behalve technische oplossingen is ook data governance erg belangrijk. Je bepaalt daarbij eerst de spelregels, zoals standaarden, beleid en procedures. Ook stel je betrokken gebruikers verantwoordelijk in het proces. Daarna ga je verder met de architectuur en het inrichten van de oplossing. Is die structuur en oplossing eenmaal geïmplementeerd? Dan leidt dat tot deze voordelen van de SAP ERP software:

• Hogere datakwaliteit
• Minder fouten in processen
• Meer vertrouwen in het systeem
• Minder risico’s op bijvoorbeeld nee-verkopen
• Beter beheerde processen in het algemeen
• Enorme tijdsbesparing

Vooral die laatste levert je organisatie heel wat op. Niet alleen het proces voor het aanleggen van een artikel in het SAP ERP systeem, maar ook alle andere processen voor gerelateerde data-objecten gaan namelijk veel sneller. In de praktijk scheelt dit dagen tot zelfs weken. En tijd is geld. Bij Tentive hebben we de expertise om dit in jouw organisatie te realiseren. 

Tentive Solutions biedt organisaties ondersteuning bij het oplossen van hun Data Governance en Data Management vraagstukken. Meer weten? Neem gerust contact op met ons Data Management Team.