De Data Governance Organisatie – Rollen & Verantwoordelijkheden

Als consultant word je al in een vroegtijdig stadium aangeleerd dat elke organisatie uniek is. Of dat daadwerkelijk het geval is, willen we graag in dit blog in het midden laten. Een goede “Data Governance” organisatie bestaat in ieder geval uit een handvol specifieke rollen met duidelijk omschreven verantwoordelijkheden. Welke dat zijn, worden hieronder beschreven.

Stuurgroep

De “Steering Committee” of Stuurgroep bestaat uit de uitvoerende leiders van de organisatie. Dit kunnen personen op C-niveau zijn, maar meestal zijn het managers die verantwoordelijk zijn voor specifieke bedrijfsactiviteiten die tezamen een data domein vormen (bijvoorbeeld Finance, klanten en materialen). De Stuurgroep heeft tot doel om functionele beslissingen te vergemakkelijken. Kenmerken van een effectieve Stuurgroep zijn:

• Juiste omvang – De Stuurgroep moet groot genoeg zijn om alle stakeholders te kunnen vertegenwoordigen, maar klein genoeg zijn om snel belangrijke informatie te analyseren en beslissingen te nemen.
• Strategie – De Stuurgroep bepaalt de algemene strategie met specifieke resultaten en houdt de “Governance” organisatie verantwoordelijk voor tijdslijnen en uitkomsten.
• Wegnemen van barrières – De Stuurgroep moet een middel zijn om organisatorische belemmeringen weg te nemen, niet een gewone vergadering om te luisteren naar de voortgang rapportages van project teamleden.
• Geen substituut zijn voor hands-on sponsorschap.

Data-eigenaar

De “Data Owner” of Data-eigenaar is verantwoordelijk voor de data binnen een specifiek data domein. Een data-eigenaar moet ervoor zorgen dat de informatie binnen zijn domein correct wordt beheerd over verschillende systemen en bedrijfsactiviteiten. Data-eigenaren maken vaak deel uit van de Stuurgroep, hetzij als stemhebbend lid of als lid zonder stemrecht. Specifieke verantwoordelijkheden voor de Data-eigenaar zijn:

• Goedkeuren van zogenaamde “data glossaries” en data definities.
• Zorgen voor de juistheid van informatie zoals gebruikt binnen en door de gehele organisatie.
• Directe datakwaliteit activiteiten.
• Beoordelen en goedkeuren van de Master Data Management (MDM) aanpak, resultaten en activiteiten.
• Samenwerken met andere Data-eigenaren om data problemen en onbegrip tussen de verschillende bedrijfseenheden op te lossen.
• Tweedelijnsbeoordeling van data problemen die zijn geconstateerd door Data Stewards.
• Input geven aan de Stuurgroep over softwareoplossingen, beleid of wettelijke vereisten die van invloed zijn op het data domein van de Data-eigenaar.

“Data glossaries” zijn beschrijvingen van de kenmerken van de bedrijfskritische data-elementen in de verschillende systemen. Deze beschrijving is van belang om ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe data-elementen gedefinieerd zijn, waar de data-elementen opgeslagen zijn, en wat de kwaliteit ervan is. Bij het uitvoeren van projecten zal vaak teruggegrepen worden naar deze data glossary om te zien hoe data-elementen geraakt worden door bepaalde veranderingen (Feltkamp, 2018).

De rol van de Data-eigenaar wordt vaak vervuld door senior medewerkers. Zo kan bijvoorbeeld de financieel directeur de Data-eigenaar zijn van de financiële gegevens in de organisatie. Dit niveau van senioriteit houdt echter in dat een Data-eigenaar vaak niet in de gelegenheid is dagelijks betrokken te zijn bij activiteiten die zijn gericht op het beheren van de datakwaliteit. Omdat “Data Ownership” vaak geen voltijdbaan is, wordt de Data-eigenaar in de regel ondersteund door een of meerdere Data Stewards.

Data Steward

Het belangrijkste verschil tussen een Data-eigenaar en een Data Steward is dat de laatstgenoemde dus verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van de kwaliteit van de gedefinieerde datasets. De Data Steward is de “Subject Matter Expert” (SME) die de betekenis en het gebruik van de informatie begrijpt en communiceert. Hij geeft de Data-eigenaar inzicht in de algemene doelstellingen van de data, maar zal ook sterk betrokken zijn bij de details over hoe dit kan worden bereikt. Organisatiebreed werkt een Data Steward vaak samen met andere Stewards in een “Data Steward Council”. In dit besluitorgaan worden beslissingen genomen over en oplossingen bedacht voor mogelijke dataproblemen. De Data Steward vertegenwoordigt de Data-eigenaar in de meeste discussies. Hij zal zich richten tot de Data-eigenaar en/ of de Stuurgroep als in de Council niet tot overeenstemming kan worden gekomen over hoe een dataprobleem zou moeten worden opgelost. Andere taken voor de Data Steward zijn onder meer:

• Opstellen van datadefinities en documenteren van toegestane waardes.
• Definiëren van regels voor het creëren van data, het gebruik van data of het afleiden van data.
• Identificeren en documenteren van huidige en gewenste datasystemen.
• Stellen van datakwaliteit doelen.

Sommige organisaties hebben formele Data Steward rollen gedefinieerd, vaak uitgevoerd door mensen uit de Business die hiervoor zijn vrijgemaakt. Andere organisaties wijzen “Data Stewardship” verantwoordelijkheden toe aan werknemers die ook andere verantwoordelijkheden hebben. Onafhankelijk van hoe de positie is vormgegeven, een effectieve Data Steward volgt de van tevoren afgesproken data definities, identificeert datakwaliteit problemen en zorgt ervoor dat de Business de gespecificeerde standaarden volgt (IBC, 2018).

Tot slot

Elk van bovengenoemde rollen is een belangrijk onderdeel van een goed geleide “Data Governance” organisatie. Wie deze rollen het beste binnen een organisatie kunnen vervullen en hoe deze rollen elkaar onderling beïnvloeden, hangt echter af van de MDM volwassenheid van de betreffende organisatie. Zou elke organisatie dan uiteindelijk toch uniek zijn?

Benieuwd in welke fase van MDM volwassenheid jouw organisatie zich bevindt? Of ben je bezig om dit zelf vast te stellen en heb je behoefte aan een klankbord? Neem contact met ons op.

Jacco Oudeman

Geraadpleegde bronnen:
“Data Governance vs Data Stewardship: Wat is het (verschil)?”, IBC (2018)