De Nederlandse vestiging van een multinational die websites exploiteert voor het bestellen en afleveren van maaltijden, was op zoek naar een specialist die het bedrijf kon helpen met hun master data management. Het betrof met name financiële processen. De betreffende organisatie was in een aantal jaren flink gegroeid, en werd voor de kennis over data te veel afhankelijk van teamleden
Er werd al snel besloten niet alleen aan de slag te gaan met Master Data Management, maar tevens ook met Data Governance. De organisatie had geen volledig overzicht over alle processen, en ook was er niet precies vastgelegd welke functie verantwoordelijk is voor welke processen en bijbehorende data. De klant was zich er daarnaast van bewust dat de dataprocessen te lang duurden. Om de knelpunten te identificeren en de processen te optimaliseren begon de opdracht met het maken van procesbeschrijvingen, flowcharts en documentatie.
Inzicht in processen en bepaling eigenaarschap
Samen met teamleden van het bedrijf werden er workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops stonden 10-15 financiële processen centraal, zoals profit center en cost center. Doel was om vanuit de business kennis te vergaren over het verloop van processen. Tijdens de workshops werden in de gezamenlijkheid de processen inzichtelijk gemaakt middels flowcharts. Vervolgens werd er een beschrijving gemaakt van wat er gebeurt binnen de flowcharts, en werden de bijbehorende instructies vastgelegd. Aan elk proces werd een eigenaar gekoppeld die beslissingsbevoegd zou worden. Hoewel dit soms een lastig proces kan zijn (vaak willen mensen wel verantwoordelijk zijn voor specifieke gedeeltes van een proces maar niet voor het gehele proces) is het bepalen van eigenaarschap erg belangrijk. Vooral als het gaat om dagelijkse operationele processen.
Op basis van flowcharts kon er bepaald worden welke stappen van het proces geautomatiseerd konden worden én aan de hand van welke tool. Daarna werd er overgegaan naar het vastleggen van procedures, bijvoorbeeld over het aanmaken van objecten. Er werd onderzocht onder andere hoe lang het team er in de bestaande situatie over deed om een object aan te maken, wat de gewenste tijd zou zijn en hoe het proces verbeterd kon worden. Daarna werden aan alle fases statussen gekoppeld, zodat interne klanten inzage zouden krijgen in alle vervolgstappen. Ook werden de tools geselecteerd die in gebruik zouden worden genomen ter ondersteuning van de procesoptimalisatie.
Direct resultaat
Het resultaat was direct merkbaar want er konden direct duidelijke stappen gemaakt worden, evenals concrete afspraken binnen het financiële team en de organisatie over eigenaarschap. Met als gevolg dat kennis nu veel makkelijker gedeeld kan worden en als er een nieuwe collega start is de kennis snel over te dragen. Dat bespaart het team veel tijd én de nieuwe collega is snel ingewerkt. Daarnaast is continuïteit gegarandeerd en data governance geïntegreerd in de organisatie. Quote Tentive consultant: “Ik vergelijk data governance zelf dan ook graag met de diverse leden van een orkest: als iedereen weet wat hij of zij moet doen, ben je goed op elkaar afgestemd en kom je tot het mooiste resultaat”.
Hulp nodig bij Master Data Management?
Kan jouw organisatie hulp gebruiken bij het organiseren van haar master data management en wil weten hoe je dit het beste kunt aanpakken? Neem dan contact met ons op, wij komen graag -vrijblijvend- in gesprek.
