“Before anything else, preparation is the key to success!” Alexander Graham Bell geciteerd, dit geldt uiteindelijk ook bij de migratie naar een nieuw ERP systeem. Voor een succesvolle implementatie daarvan zijn een aantal aspecten belangrijk, zoals o.a. de juiste inrichting van de processen, goede kwaliteit van de data en niet te vergeten de adoptie door medewerkers. Kortom een optimale integratie van processen, mensen en data. Voor de juiste inrichting van de processen moet je weten hoe de huidige processen lopen en vervolgens analyseren hoe je de nieuwe processen wilt inrichten. Voor de Benelux-vestiging van een grote speler in de wereldwijde foodindustrie kreeg Tentive de opdracht om hun te ondersteunen in deze voorbereidende fase.
Het moederbedrijf van deze Benelux-vestiging besloot Microsoft Dynamics bij al haar Europese vestigingen uit te rollen. De target-bedrijfsprocessen inkoop, verkoop, planning, productie en HR stonden centraal. Het bedrijf schakelde Tentive in om in het voortraject van het implementatieproces de genoemde target-bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te analyseren, te mappen en te assessen. Al in kaart gebrachte processen werden waar mogelijk gemigreerd, zodat alle processen volgens een eenduidige methodiek gedocumenteerd konden worden. Dit alles om later een succesvolle migratie en implementatie van Microsoft Dynamics te realiseren.
Huidige bedrijfsprocessen in kaart brengen
Het komt vaak voor dat bedrijven zelf, onvoldoende inzichtelijk hebben hoe de huidige processen ingericht zijn. Dat was ook in deze situatie het geval, met als gevolg dat er disconnects waren, die resulteerden in onduidelijkheden en vertragingen. Daarnaast nam planning regelmatig meer tijd in beslag dan gewenst. Dat moest anders na de migratie, maar hoe krijg je dat voor elkaar als je onderdeel bent van een internationale organisatie?
Als eerste stap werden samen met de opdrachtgever door middel van een zogenaamde AS-IS Blueprint alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht. Een bijkomend resultaat was dat de Tentive BPM Consultants erin slaagden om ook die processen vast te leggen, waarvan de opdrachtgever vooraf dacht dat ze complex en zeer lastig in kaart te brengen waren.
Aan de hand van de AS-IS situatie werden direct onduidelijkheden in processen getoond en inefficiënties gesignaleerd. Bijkomend voordeel was dat de organisatie reeds nu in staat werd gesteld quick wins te maken en procesoptimalisatie toe te passen.
Door aan de voorkant niet alleen de processen in kaart te brengen maar ook proces-optimalisatie toe te passen, is de organisatie straks in staat het nieuwe ERP-systeem beter in te richten en optimaal aan te laten sluiten op de organisatie.
Kennis van werknemers kapitaliseren in workshops
Het maken van de ‘foto’ van de huidige situatie en het onderzoek wat er moest veranderen om de processen, de processtroom en de cross-functionele interactie van de processen te verbeteren werd gedaan door middels van het organiseren van workshops. Per proces werden er workshops georganiseerd en informatie verzameld bij de eindgebruikers, proceseigenaren en/of betrokkenen. Vervolgens werden de processen door de organisatie gevalideerd, goedgekeurd en vastgelegd. Bij afronding van het project werd het beheer, inclusief handboek, overgedragen aan de verantwoordelijke binnen de organisatie. Bijkomend voordeel is dat betrokkenen zich van begin af aan betrokken voelen bij het project.
Meer weten?
Staat jouw organisatie ook aan de vooravond van een migratie naar een nieuw ERP ? Neem contact met ons op. Onze mensen hebben vaker met dit bijltje gehakt en denken graag met jou mee om een goed plan van aanpak samen te stellen.
