27-11-2018

Waarom heeft jouw organisatie Data Governance nodig?

Laat ik dit blog eerst beginnen met een enkele cijfers. Daarbij maak ik dankbaar gebruik van de informatie verstrekt door Experian (2018) die elk jaar een grootschalige Data Management (DM) enquête uitvoert onder ruim 1000 werknemers die DM gerelateerde werkzaamheden uitvoeren in verschillende soorten functies (onder meer IT, finance, customer services, marketing en risk management).

De belangrijkste bevindingen uit de meest recente versie van deze
Global Data Management Research 2018 zijn:

• 55% van de ondervraagden vindt dat onbetrouwbare data een sterk verstorend effect heeft op de organisatie;
• 73% van de ondervraagden is het erover eens dat het vaak moeilijk te voorspellen is wanneer en waar de volgende uitdaging op het gebied van data zal plaatsvinden;
• 68% van de ondervraagden is van mening dat het steeds moeilijker wordt om aan de wettelijke vereisten te voldoen door de toenemende hoeveelheid data;
• 69% van de ondervraagden gelooft dat onjuiste data hun vermogen om een uitstekende klantervaring te leveren zal ondermijnen.

Bovengenoemde cijfers maken duidelijk dat wanneer organisaties er niet in slagen een effectieve Data Governance structuur neer te zetten, dit onherroepelijk impact kan hebben op onder meer het concurrentievermogen en het vermogen werkzaamheden uit te voeren overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving (‘Compliance’).

 

Data Governance, hoe zat het ook alweer?

Data Governance is een term die steeds meer in zwang komt, maar door velen verschillend wordt gedefinieerd. In feite betreft het een raamwerk waarmee een organisatie haar data effectief kan beheren, zodat deze voldoet aan de behoeften van de betreffende organisatie. Data Governance omvat onder meer beleid dat bepaalt hoe een organisatie haar data beheert en welke rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld met betrekking tot het databeheer. Meer weten over Data Governance? Lees dan ook mijn blogs “Wat betekent Data Governance en wat doet het?” en “De Data Governance Organisatie – Rollen en verantwoordelijkheden”.

 

Maar waarom heeft een organisatie Data Governance nodig?
Er zijn een aantal ‘business drivers’ dat actief wordt ondersteund door een gedegen aanpak van Data Governance.

Actuele data
Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat data van goede kwaliteit een uiterst waardevolle ‘asset’ is die organisaties, mits goed beheerd, een blijvend concurrentievoordeel kan opleveren. Het is daarom verbazingwekkend dat organisaties vaak wel de ‘business requirements’ voor hun data definiëren, maar vervolgens niet of nauwelijks energie steken in het opzetten van processen met als doel de kwaliteit van de data te onderhouden en te bewaken. In dit geval is sprake van ‘data neglect’ ofwel ‘dataverwaarlozing’ waardoor de waarde van de data in de loop van de tijd zal afnemen. Daarbij komt dat veel organisaties niet beschikken over het juiste gereedschap om de kwaliteit van hun data (blijvend) te kunnen controleren en verbeteren. Als een eindgebruiker geen vertrouwen heeft in de data waarmee wordt gewerkt, zal dit leiden tot het zoeken naar workarounds om data op te schonen en/of te verrijken. Dit voegt niet alleen tijd en kosten toe aan het proces, maar resulteert ook in een wildgroei aan IT oplossingen voor eindgebruikers (en dus extra beheerkosten voor organisaties).

Wet- en regelgeving
Het beheren en mitigeren van ‘Compliance’ risico’s wordt moeilijker en kostbaarder naarmate de omvang en de verscheidenheid van data groter worden. Op dit moment kiezen veel organisaties ervoor om alleen te voldoen aan de minimumeisen voor databeheer die de wetgever aan hen stelt. Bij deze ‘checklist’ benadering zijn nogal wat kanttekeningen te plaatsen. Misschien wordt op deze manier wel bepaalde subsets van data goed gecontroleerd en beheerd, maar het helpt nauwelijks bij aan het bewerkstelligen van een cultuuromslag die organisaties nodig hebben om een proactieve houding ten aanzien van de eigen data(kwaliteit) aan te nemen. Daarbij komt dat in de loop der jaren is gebleken dat bij wetgevers het begrip van Data Governance en datakwaliteit is verbeterd waardoor hun eisen ten aanzien van deze onderwerpen steeds gedetailleerder en breder worden met elke nieuwe regelgeving. De meer proactieve organisaties hebben inmiddels erkend dat het omarmen van Data Governance hen een concurrentievoordeel kan opleveren (zie bijvoorbeeld Informatica (2018)).

Kostenbesparing
Onder het kopje ‘Actuele data’ schreef ik al over het zoeken naar workarounds door eindgebruikers als de kwaliteit van de data in twijfel wordt getrokken. Het ironische is echter dat dergelijke operationele inefficiënties vaak al een tijd bestaan en als zodanig niet eens meer worden herkend. Ga maar eens voor jezelf na: hoeveel tijd wordt er in jouw organisatie besteed aan het handmatig oplossen van datakwaliteitsproblemen? In de praktijk blijkt dat wanneer een organisatie het Data Governance vraagstuk op een holistische manier benadert, aanzienlijk minder tijd en geld wordt besteed aan ad hoc oplossingen voor het optimaliseren van data nodig voor het ondersteunen van de bedrijfsprocessen (zie bijvoorbeeld Infosys (2018)).

Klantervaring
Gelet op de hoeveelheid geld die organisaties spenderen aan ‘Customer Relationship Management’ (CRM) systemen zou je verwachten dat zij inmiddels wel over het ultieme gouden record van hun klanten beschikken. Helaas blijft het tegendeel waar; de meeste organisaties hebben geen nauwkeurige klantgegevens. Veel organisaties opereren in silo’s, waarbij elke afdeling de eigen gegevens beheert in eigen systemen die vaak niet synchroon lopen met de systemen buiten de afdeling. Zonder de juiste maatregelen voor Data Governance kunnen databases die worden gebruikt voor marketingautomatisering en klantenondersteuning gemakkelijk worden vervuild met dubbele, onvolledige, onnauwkeurige of verouderde informatie over jouw klanten. En we weten allemaal uit eigen ervaring, niets is frustrerender dan met de verkeerde naam te worden aangesproken, meerdere versies van dezelfde catalogus op de deurmat aan te treffen of 10x dezelfde promotie e-mail in de mailbox te ontvangen.

Veranderende datasets
Van de term Big Data heb je ongetwijfeld gehoord. Maar geldt dit ook voor de termen Open Data en Linked Data?
Men spreekt van Big Data wanneer men werkt met een of meer datasets die te groot zijn om met reguliere databasemanagementsystemen onderhouden te worden. Open Data is een term die wordt gebruikt om vrij beschikbare informatie aan te duiden. De voorwaarden waaronder deze informatie beschikbaar is wordt beschreven in licenties en gebruiksvoorwaarden. Bij open data wordt er wel naar gestreefd om de beperkingen in hergebruik tot een minimum te beperken. Linked Data is een digitale methode voor het publiceren van gestructureerde gegevens, zodanig dat deze beschikbaar gemaakt kunnen worden op het internet en daardoor ook beter bruikbaar zijn (Wikipedia, 2018).

Deze nieuwe vormen van data openen een heel nieuwe wereld van toepassingsmogelijkheden. Maar zij leveren op zichzelf ook weer nieuwe uitdagingen op het terrein van Data Governance en datakwaliteit. Het is daarom belangrijk dat een organisatie snel een solide basis voor een Data Governance raamwerk ontwerpt voor de bestaande data en dit raamwerk implementeert voordat men het hoofd gaat breken over hoe men vanuit Data Governance oogpunt zou moeten omgaan met deze nieuwe vormen van data. Je kunt immers niet verwachten dat je grote hoeveelheden verschillende data succesvol kunt combineren met bestaande data, als je niet in staat ben de eigen data te begrijpen, laat staan te beheren.

Tot slot, de hoeveelheid data die wordt opgeslagen blijft exponentieel groeien en is aan een continue verandering onderhevig. Dit zou bij organisaties moeten resulteren in een toenemende urgentie om een raamwerk voor Data Governance te implementeren. Want laten we eerlijk zijn: als je nu al niet jouw data begrijpt en kan beheren, hoe verwacht je dat dan nog te kunnen doen met de huidige snelheid waarop veranderingen plaatsvinden?


Tentive Solutions biedt organisaties ondersteuning bij het oplossen van hun Data Governance en Data Management vraagstukken. Meer weten? Neem gerust contact op met onze Data Management expert Jacco Oudeman, via jacco.oudeman@tentive.nl of bel 076 565 8080.


 

Jacco Oudeman

 

 

 

 

 


Geraadpleegde bronnen:

Experian (2018), Global Data Management Research 2018,
Informatica (2018), Holistic Data Governance: A Framework for Competitive Advantage
Infosys (2018), Effective Data Governance

Lees ook:

Wat zijn de kosten van slechte data?
De Data governance organisatie rollen en verantwoordelijkheden
Wat betekent Data Governance en wat doet het?
Wat zijn de belangrijkste elementen voor het implementeren van een data-strategie?
Master Data Management: de bomen en het bos.