Migratie naar SAP S/4 HANA: waarom datamanagement geen sluitpost mag zijn

Staat jouw organisatie aan de vooravond van een migratie naar SAP S/4HANA? Dan is dit hét moment om verder te kijken dan alleen de technische implementatie.

Een migratie naar SAP S/4 HANA is meer dan het overzetten van data van het ene systeem naar het andere. De migratie is juist een uitgelezen kans om de kwaliteit, inrichting en het beheer van data structureel te verbeteren. Toch zien wij in de praktijk dat ETL, datamigratie en datakwaliteit vaak pas relatief laat in het project de aandacht krijgen die ze verdienen. En juist daar ontstaan risico’s.

Wie is verantwoordelijk voor de data?

Bij een SAP S/4HANA implementatie wordt de technische implementatie meestal uitgevoerd door een gespecialiseerde implementatiepartner. De organisatie zelf blijft vaak verantwoordelijk voor de datamigratie en de inhoudelijke kwaliteit van de data. Op papier is dat een logische verdeling. In de praktijk ontstaat echter regelmatig een grijs gebied tussen implementatiepartner, business en de verantwoordelijke voor data.

Want wie bepaalt bijvoorbeeld:

• welke data daadwerkelijk naar S/4HANA moet worden gemigreerd?
• welke data eerst opgeschoond moet worden?
• hoe masterdata in de nieuwe omgeving moet worden ingericht?
• welke business rules moeten worden toegepast?
• hoe bestaande ETL processen moeten worden aangepast?
• welke processen tijdens of na de migratie kunnen worden geautomatiseerd?

Dit zijn geen puur technische vraagstukken. Ze raken direct aan de bedrijfsvoering.

De nieuwe SAP omgeving is nog onbekend

Een belangrijke uitdaging is dat de organisatie tijdens de voorbereiding vaak nog onvoldoende bekend is met de mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe S/4HANA omgeving. Tegelijkertijd moeten er al belangrijke keuzes worden gemaakt over data en processen.

Denk aan:

Datakwaliteit
Welke vervuiling, doublures, ontbrekende gegevens en inconsistenties zitten in het huidige systeem?

Masterdata
Hoe moeten klanten, leveranciers, materialen en andere masterdata in S/4HANA worden ingericht?

Business rules
Welke regels en controles moeten worden toegepast voordat data in het nieuwe systeem terechtkomt?

ETL en datamigratie
Hoe wordt data geëxtraheerd, getransformeerd, gevalideerd en geladen?

Automatisering
Welke handmatige activiteiten kunnen nu al worden geautomatiseerd en later verder worden uitgebouwd?

Door deze onderwerpen pas aan het einde van het implementatietraject op te pakken, wordt een belangrijke kans gemist.

Wat gebeurt er als je te laat begint?

Wij zien in SAP migraties regelmatig dezelfde patronen terugkomen.

• Datakwaliteit wordt een probleem tijdens de migratie
• Transactionele data, wordt vaak handmatig aangemaakt (bijv in- en verkooporders)
• Data moet alsnog worden opgeschoond, waardoor extra capaciteit en tijd nodig zijn
• Data wordt technisch correct, maar functioneel onhandig ingericht
• Gebruikers ervaren de nieuwe omgeving vervolgens als complex of minder gebruiksvriendelijk
• Business rules worden te laat vastgesteld (gemiste kans)

Hierdoor ontstaan problemen in processen en moeten oplossingen achteraf worden gebouwd. Data- en integratievraagstukken komen pas tijdens de implementatie naar boven
Op dat moment zijn wijzigingen vaak duurder en complexer.

Kortom: wat vooraf kan worden voorkomen, wordt tijdens de implementatie een probleem.

SAP kennis is niet hetzelfde als integraal datamanagement

Een SAP Consultant beschikt doorgaans over diepgaande kennis van een specifieke SAP module of een bepaald proces. Dat is essentieel voor een succesvolle implementatie. Maar dat betekent niet automatisch dat er ook voldoende integrale datamanagement kennis aanwezig is over verschillende modules, processen en databronnen heen. Juist die verbinding is tijdens een S/4HANA-migratie cruciaal.

Data staat immers niet op zichzelf. Klanten, leveranciers, materialen, prijzen, orders en andere gegevens zijn met elkaar verbonden en ondersteunen gezamenlijk de bedrijfsprocessen. Daarom zien wij regelmatig dat datamanagement specialisten pas relatief laat aan een SAP project worden toegevoegd , vaak op het moment dat er al problemen zijn ontstaan. Dat is zonde.

Begin met data vóórdat je gaat migreren

Onze ervaring is dat het veel effectiever kan zijn om vóór de daadwerkelijke migratie gezamenlijk naar de data, business rules, ETL processen en automatiseringsmogelijkheden te kijken. Niet om het werk van de SAP implementatiepartner over te nemen, maar juist om ervoor te zorgen dat data en processen vanaf het begin goed worden meegenomen.

Dat levert drie belangrijke voordelen op:

1. Minder risico tijdens de implementatie
Problemen met datakwaliteit, migratie en inrichting worden eerder zichtbaar.

2. Een betere startpositie voor S/4HANA
Je migreert niet simpelweg bestaande problemen naar een nieuwe omgeving.

3. Een fundament voor verdere optimalisatie
De oplossingen en automatiseringen die tijdens de migratie worden ontwikkeld, kunnen ook na de livegang verder worden uitgebouwd.

Ga je binnenkort over naar SAP S/4HANA?

Sta je met jouw organisatie aan het begin van een migratie naar S/4HANA migratie of een upgrade van SAP ECC naar S/4HANA? Dan is dit hét moment om niet alleen te kijken naar de technische implementatie, maar ook naar de vraag: Is onze data daadwerkelijk klaar voor S/4HANA? En misschien nog belangrijker: Wat kunnen we nu al verbeteren, zodat we straks niet alleen een nieuw ERP systeem hebben, maar ook betere data en efficiëntere processen?

Bij Tentive helpen we organisaties met Master Data Management, Data Governance, Data Migratie & Integratie en Data Process Automation. We denken graag in een vroeg stadium mee met organisaties die de overstap naar SAP S/4HANA voorbereiden. Niet om achteraf problemen op te lossen, maar om ze zoveel mogelijk vooraf te voorkomen. Een migratie naar S/4HANA is tenslotte niet alleen een IT-project. Het is hét moment om je data en processen opnieuw goed neer te zetten. Neem contact met ons op, wij komen graag in gesprek.