26-03-2019

 

Jaarverslag een tijdrovend proces?

Het proces van (jaar-)verslaglegging vereenvoudigd en ondersteund met Disclosure Management Tooling

 

Kost het jou en jouw collega’s ook elk jaar opnieuw zoveel tijd en geregel om het jaarverslag op te leveren?

Zit jij ook voortdurend achter mensen aan en heb je moeite met het bijhouden van e-mailwijzigingen bij het samenstellen van dit soort rapporten? Is het moeilijk om de voortgang te volgen met het aantal verschillende mensen die aan diverse onderdelen hun bijdrage moeten leveren? En blijft het lastig om de beveiliging en juistheid van data te handhaven?

Misschien wordt het dan tijd om te kijken naar een efficiëntere manier om dit aan te pakken!

Wat is het probleem?

Voor veel bedrijven is het proces rondom het jaarverslag nog steeds handmatig en ad hoc. Daarnaast ontbreekt cruciale informatie achter de data. En is er gebrek aan de nodige samenwerking en inzicht om deze rapporten op te leveren.

De kwaliteit van de rapportages beïnvloedt de perceptie van het management. Het gaat niet alleen om het opleveren van de juiste getallen, belanghebbenden, stakeholders willen context, wat de druk verhoogt om perfecte rapportages op te leveren.

De oplossing

Voor bovenstaand probleem zijn ‘Disclosure Management’ tools beschikbaar in de markt. Ik heb al meerdere van deze oplossingen mogen implementeren bij diverse klanten. Generiek gezien bieden zij de volgende voordelen bij het produceren en publiceren van financiële, management en wettelijk vereiste rapportageboeken:

• Disclosure Management tools kunnen je helpen om gegevens en verhaallijnen te combineren;
• Ze stellen je in staat om eenvoudig de oorspronkelijk basiscijfers in te zien en om deze in de juiste context te analyseren;
• Het proces voor het maken en distribueren van rapporten wordt ondersteund en gestroomlijnd;
• De samenwerking met schrijvers en beoordelaars van de inhoud wordt vergemakkelijkt, zonder dat de dataveiligheid of juistheid van data in gevaar worden gebracht;
• Om je bijdrage aan de rapporten te leveren of deze in te zien, maak je gebruik van mobiel of desktop, waar en wanneer je maar wilt.

De cloud-oplossing van Oracle

Oracle’s Enterprise Performance Reporting Cloud (oftewel: Oracle EPRCS) is een veilige, collaboratieve en proces gestuurde oplossing voor het definiëren, schrijven, beoordelen en publiceren van rapportages voor interne en externe stakeholders. Oracle EPRCS ontsluit data in de content van geschreven rapporten.

Over het algemeen is dit wat Disclosure Management is, het ontsluiten van data in rapportages. Binnen Oracle wordt dit ‘Narrative Reporting’ genoemd (‘verhalend rapporteren’). Disclosure Management wordt door Oracle vooral gezien als de XBRL-creatie en -beheeroplossing. We richten ons nu vooral op de invulling van Narrative Reporting.

Figuur 1 : Hoofdscherm Oracle EPRCS

Oracle EPRCS combineert op unieke wijze de financiële, management- en wettelijke rapportagebehoeften in één oplossing. Of je nu bestaande documenten gebruikt, een vorig rapportagepakket, of het systeem automatisch ‘doclets’ (onderdelen van een rapportagepakket die zijn toegewezen aan verschillende bijdragers/schrijvers, die de rapportage-inhoud leveren) laat aanmaken, je kunt snel en eenvoudig een rapportagepakket maken, in korte tijd, met minimale informatie.

 

Het systeem leidt je door de instellingen, om de stappen die nodig zijn voor het rapportagepakket in te schakelen. Je stelt de einddata in, voegt doclets toe en wijst gebruikers toe aan hun rollen (eigenaar, schrijvers, goedkeurder, beoordelaar en viewer). Het rapportagecentrum biedt een web-interface voor bijdragers aan de rapportages. Rapportagepakket-eigenaren definiëren, beheren, controleren en communiceren over de inhoud via deze interface, terwijl aangewezen gebruikers alleen de inhoud te zien krijgen die van toepassing is op de rol die ze hebben gekregen. Als gebruikers de voorkeur geven aan een Microsoft Office-omgeving, kunnen zij ook taken autoriseren, goedkeuren en beoordelen via SmartView voor Office.

Samenwerking tijdens het gehele proces is essentieel en helpt de tijd die het kost om rapporten te definiëren, produceren en op te leveren te verkorten. Het systeem stelt jou als gebruiker op de hoogte van een taak, je verbindt, logt in, voltooit je taak en levert zo eenvoudig je bijdrage.

Oracle EPRCS is ook nog eens een cloud-oplossing dus eenvoudig te implementeren en gemakkelijk te onderhouden. Patches, back-ups en upgrades worden uitgevoerd door Oracle.

In een volgend artikel zal ik verder ingaan op de content van deze oplossing.

Tot Slot

Meer informatie over Disclosure Management en -rapportage oplossingen? Of benieuwd naar wat een succesvolle implementatie hiervan voor jullie organisatie kan betekenen? Ik beantwoord graag eventuele vragen of denk met jullie mee op basis van jullie eigen rapportageproces!

Neem contact met mij op via mic.lamers@tentive.nl of telefonisch via 076 – 565 8080. Ik help je hier graag verder mee.

Mic Lamers