Voordelen Process Automation (RPA), als aanvulling op Data Management

Heeft jouw organisatie rollen, afspraken en verantwoordelijkheden goed vastgelegd en ingericht? Zijn alle processen in kaart gebracht? Zijn de technieken en vaardigheden aanwezig om gegevens goed te beheren? En loop je ondanks dat nog steeds tegen slechte data kwaliteit aan?
Gebruik je toch nog data kwaliteit rapporten als werklijst om data kwaliteit te verbeteren?

Je bent niet de enige; ik kom dit in de praktijk regelmatig tegen. Ook bij organisaties die alle processen goed ingericht hebben en datamanagement en data governance op orde hebben, verrichten medewerkers dagelijks repeterende manuele handelingen. Denk hierbij aan het inloggen in verschillende (ERP-) systemen, verwerken van data (vaak in combinatie met copy/paste handelingen) en eventueel het schakelen tussen deze systemen en/of applicaties. Dit gebeurt ook bij organisaties met een volwassen data governance programma.

Optimaliseren van processen

Dit komt doordat bedrijven zich wél focussen op data governance en data management maar daarna niet overgaan tot het optimaliseren van processen. Ergo, er wordt niet altijd over nagedacht hoe data management te optimaliseren en stappen te automatiseren door er een ‘robot’ tussen te zetten. Een methode om daar wel toe te komen is Lean Six Sigma, waarbij je kijkt welke stappen in je proces waarde toevoegen voor klanten. Organisaties die hiermee aan de slag gaan, zien duidelijk welke repeterende manuele handelingen door medewerkers geen directe waarde toevoegen voor klanten. Toch zijn deze stappen in het proces onmisbaar. Automatiseren is dan de oplossing.

Het automatiseren van repetitieve handelingen

Organisaties die repetitieve handelingen automatiseren, kunnen zich beter focussen op de klant. Het automatiseren van repeterende manuele handelingen wordt ook wel robotic process automation (RPA) genoemd. Een goed voorbeeld is een instelling in de klantenstam. Wanneer er een verkooporder wordt aangemaakt, zorgt deze instelling er bijvoorbeeld voor dat het systeem de juiste en afgesproken prijzen er automatisch bij zoekt.

24/7 beschikbaarheid

Hoewel de term anders doet vermoeden, heeft RPA niets met robots te maken. RPA zorgt ervoor dat scripts of applicaties op de computer repeterende manuele handelingen uitvoeren. Dit levert een aantal voordelen op zoals snelheid van de handelingen zelf, maar ook 24/7 beschikbaarheid.
Wanneer je de business rules (vanuit data governance) loslaat op RPA, dan zal de “robot” deze regels volgen en dus nooit fouten maken (onder voorwaarde dat het proces na toepassen van RPA ongewijzigd blijft). Bovendien verandert er in het IT- landschap verder niets, systemen hoeven niet aangepast of vervangen te worden. Systemen worden verder ook niet overbodig door RPA. En mocht de robot er niet uitkomen, dan kan de mens het altijd nog overnemen.

 RPA in de praktijk

Hoe ziet RPA er dan in de praktijk uit? Laten we als voorbeeld het aanleggen van een artikel nemen. De medewerker legt handmatig (vaak met behulp van een e-mail en/of een Excel-bestand verkregen van een aanvrager) het artikel aan in het systeem. Voor het aanleggen van een artikel kan de hoeveelheid velden, die de medewerker dient te manipuleren, oplopen tot in de honderden! De medewerker, hoe ervaren ook, dient alle stappen voor zowel het aanmaken van het artikel als de stappen binnen een specifiek (sub)proces foutloos te doorlopen. Een subproces is bijvoorbeeld het aanmaken van een info-record voor een nieuw aangemaakt artikel.

Slimmer werken met webformulieren

Met behulp van RPA kunnen deze handmatige handelingen vervangen worden door een webformulier, met enkel de velden die niet geautomatiseerd kunnen worden, zoals een artikelbeschrijving. Hierdoor hoeven niet honderden velden doorlopen worden die normaal gezien benodigd zijn voor het aanleggen van een artikel. Overige velden, die handmatig gemanipuleerd dienen te worden bij het aanleggen van een artikel, kunnen met behulp van business rules geautomatiseerd worden. Bijvoorbeeld MRP instellingen bij artikelen die altijd hetzelfde zijn.

In de nieuwe situatie stuurt de aanvrager geen e-mail of een Excel-bestand naar de medewerker; de aanvraag wordt in plaats daarvan gedaan via een webformulier. Wanneer de medewerker het formulier bevestigd heeft, legt de robot het artikel in het systeem aan of doet aanpassingen op basis van de business rules. Benodigde extra data objecten, zoals een info record, worden ook gelijk meegenomen. Meestal gaan zulke tools gepaard met een workflow- oplossing. Hierdoor worden bijvoorbeeld automatisch e-mails verstuurd naar medewerkers om data op te halen, zodat de robot weer verder kan. RPA kan ook de communicatie automatiseren. Is het data object aangemaakt? Dan verstuurt de robot een e-mail met de nieuwe aangemaakte data naar de verantwoordelijke medewerkers.

Op basis hiervan;

• Zijn SLA’s makkelijker te maken;
• Wordt de snelheid van het aanmaken van data objecten drastisch verhoogd;
• Gaat de datakwaliteit omhoog;
• Zijn er minder risico’s dat processen vastlopen;
• Zijn er minder fouten, risico’s en geen onnodige kosten;
• Kunnen medewerkers focussen op de klant of andere belangrijke werkzaamheden;
• RPA is schaalbaar, ook bij exponentiële groei;
• Bij sterke data governance/management en no/low code RPA applicatie is RPA snel te implementeren

Hoe verder?

Het hierboven beschreven proces is een eerste houvast. In werkelijkheid komt hier meer bij kijken en leidt ertoe dat organisaties het vaak niet alleen afkunnen. Onze consultants hebben jarenlang ervaring met workflows en RPA en hebben dit soort projecten succesvol afgerond.

Is jouw organisatie van plan om aan de slag te gaan met RPA of het automatiseren van processen en kun je daarbij ondersteuning gebruiken? Plan dan nu een afspraak in en kom vrijblijvend met ons in gesprek!