Succesvolle migratie van Vendors, Business Partners en Customers naar SAP S/4HANA

Ben je bezig met of in voorbereiding van een migratie naar SAP S/4 HANA en weet je niet waar je moet beginnen om je Vendors, Business Partners, en Customers te migreren? Lees in dit blog meer over de Customer/Vendor integratie in SAP S/4HANA.

Customer/Vendor integratie in SAP S/4HANA

Datamigratie van ECC (of Business One R/3) naar S/4HANA kan een behoorlijke uitdaging zijn, vooral wanneer je naar je klanten- en leveranciersbestand kijkt. In ECC kon je kiezen tussen klant- en leveranciersobjecten of voor het Business Partner object. Hier hebben veel SAP-gebruikers hebben voor de eerste gekozen, de klant- en leveranciersobjecten. In S/4HANA verandert SAP het object naar alleen de mogelijkheid voor Business Partner (BP) te werken. Het grootste voordeel van het object business partner is dat de masterdata op centraal niveau beheert wordt. Hierin is de BP het startpunt om een Business Partner, klant en leverancier nieuw aan te maken (create), te wijzigen (change) of alleen te tonen (display).

De grote voordelen van werken met een business partner te werken zijn:
• Een Business Partner is de representatie van één rechtspersoon.
• Dit betekent dat er geen meerdere accountnummers nodig zijn voor een klant die ook leverancier is.
• Een Business Partner kan verschillende rollen hebben, dus zowel klant als leverancier zijn.
• De ‘General Data’ tab is beschikbaar voor alle rollen, terwijl de specifieke data op de rol zelf wordt opgeslagen.
• Data kan maximaal gedeeld en hergebruikt worden, zodat het consolideren van data eenvoudiger wordt.
• Er zijn verschillende Business Partner categorieën: Organisatie, Persoon, Groep.
• Er kunnen verschillende relaties tussen business partners gedefinieerd worden (bijvoorbeeld: ‘has contact person’, ‘is sales rep for’).
• Een business partner kan meerdere adressen hebben.
• Er is een geharmoniseerde architectuur over applicaties heen.

Datakwaliteit en tools voor CVI
Om de SAP Business Partner als leidend object in S/4HANA te kunnen gebruiken, zul je gebruik moeten maken van de Customer-Vendor-Integratie (CVI). De CVI zorgt voor de synchronisatie tussen het business partner object en de Customer/Vendor objecten. Om de CVI goed te laten werken, moet de (master-) datakwaliteit hoog zijn. Idealiter maakt standaardisatie en harmonisatie van masterdata deel uit van het nieuwe procesontwerp. SAP biedt in de Migratie Cockpit alleen controle rapporten aan. Deze validaties moeten nog wel (handmatig) verwerkt worden in de databestanden. SAP noemt wel de tool SAP Data Quality Management (DQM) waarmee je data opschoning kan doen. Maar, SAP DQM is geen low-code/no-code applicatie die snel ingericht kan worden ter ondersteuning van de datamigratie.

In een eerder blog ‘Upgrade naar SAP S/4HANA ? Verbeter meteen je datakwaliteit‘ noemt mijn collega Erkan Kopuz al dat er meer geschikte tooling beschikbaar is waarmee je zowel masterdata als transactionele data kunt migreren van SAP ECC naar SAP S/4HANA, terwijl je tegelijkertijd datakwaliteit verbetert. Wanneer je een applicatie als Sherpace of Process Runner als ETL tool gebruikt, dan kun je op een eenvoudige manier processen automatiseren en optimaliseren voor het aanmaken van data-objecten. Voor het object business partner kun je dan een extract maken van al je klanten en leveranciers vanuit ECC in Excel. De data kan dan geschoond worden, en vervolgens kun je de business partners met validatie via een mass upload uit Excel rechtstreeks in S/4HANA laden.

Een bijkomend voordeel is dat deze no-code applicaties kunnen na de migratie/upgrade naar S/4HANA kunnen worden gebruikt, om processen blijvend te automatiseren, waardoor kwalitatief goede masterdata in SAP behouden blijft.

Hulp nodig bij de migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA?
Bij een migratie van SAP ECC naar SAP S/4HANA komt heel wat kijken. Heb je hulp nodig of wil je je datakwaliteit verbeteren? Weet je niet waar je moet beginnen met de migratie van je klantbestand, leveranciersbestand en contactpersonen naar S/4HANA? Of wil je eens zien wat process automation voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op, dan kijken we samen wat in jouw situatie de beste opties zijn. We helpen je graag verder!